Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on grebnetS Oy (Y-tunnus: 3139656-2), sähköposti: rempap@grebnets.fi.

Tämä tietosuojaseloste koskee Rempap-palvelua, verkkosivustoa, sovellusta, asiakassuhteen hoitamista, tukea, maksuliikennettä, palvelun analytiikkaa sekä muuta Rempap-palveluun liittyvää henkilötietojen käsittelyä.

Rempap / grebnetS Oy toimii lähtökohtaisesti Rempap-palvelussa käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Tietyissä erikseen sovittavissa yritysasiakastilanteissa grebnetS Oy voi toimia henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan lukuun. Tällöin käsittelystä sovitaan erillisessä asiakas- tai henkilötietojen käsittelysopimuksessa.

2. Mitä Rempap on?

Rempap on remonttiprojektien hallintaan tarkoitettu sovellus, jonka avulla remontin eri osapuolet — kuten tilaajat, urakoitsijat, suunnittelijat ja muut projektiin osallistuvat henkilöt — voivat hallita projektin tietoja, tehtäviä, päätöksiä, kuvia, kuitteja, dokumentteja ja tilannekuvaa yhdessä paikassa.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme vain palvelun tarjoamisen ja kehittämisen kannalta tarpeellisia tietoja:

Käyttäjätiliin liittyvät tiedot: nimi, sähköpostiosoite, kirjautumistapa ja tekniset tiedot, mahdolliset Google-kirjautumisesta saatavat perustiedot, käyttäjän rooli palvelussa.

Asiakas- ja maksutiedot: tilaukseen ja maksutapahtumaan liittyvät tiedot, laskutus- ja maksustatus. Stripe-palvelun kautta käsiteltävät maksutiedot. Rempap ei tallenna maksukortin täydellisiä tietoja omiin järjestelmiinsä.

Projektin käyttöön liittyvät tiedot: käyttäjän osallistuminen projekteihin, projektien nimet ja kuvaukset, tehtävät, päätökset ja statusmerkinnät, kommentit ja muut tekstisisällöt, ladatut kuitit, kuvat ja dokumentit, kuiteista tai kuvista automaattisesti poimitut tiedot, projektin tapahtumat ja muutoshistoria.

Huomioithan, että palveluun ladatut kuvat, kuitit tai dokumentit voivat sisältää muiden henkilöiden henkilötietoja. Käyttäjä vastaa siitä, että hänellä on oikeus lisätä tällaista aineistoa palveluun.

Asiakastukeen liittyvät tiedot: tukipyynnön sisältö, yhteystiedot, liitteet ja tekniset tiedot.

Tekninen käyttödata: IP-osoite, selain- ja laitetiedot, käyttöjärjestelmä, istunto- ja tapahtumatiedot, virhetilanteet ja lokitiedot, palvelun käyttöön liittyvä analytiikka, evästeet ja vastaavat teknologiat.

4. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään?

Palvelun tarjoaminen: käyttäjätilien hallinta, kirjautuminen, projektien hallinta, tiedostojen käsittely, tehtävien ja päätösten näyttäminen sekä palvelun ydintoimintojen tuottaminen.

Asiakassuhteen hoitaminen: tilauksen hallinta, maksujen käsittely, käyttäjäviestintä, palveluun liittyvät ilmoitukset ja asiakastuki.

Maksuliikenne: maksujen käsittely Stripe-palvelun avulla, tilausten hallinta sekä maksuihin liittyvien virhetilanteiden selvittäminen.

Palvelun kehittäminen ja analytiikka: palvelun käytön analysointi, käytettävyyden parantaminen, ominaisuuksien kehittäminen ja virheiden korjaaminen.

Tietoturva ja väärinkäytösten estäminen: palvelun turvallisuuden varmistaminen, väärinkäytösten ehkäisy, tekninen valvonta, lokitus ja häiriötilanteiden selvittäminen.

Tekoälyyn perustuvat toiminnot: Rempap voi käyttää tekoälyä projektin statustietojen yhteenvetoihin, käyttäjän syöttämien tekstien pohjalta tehtäviin jatkopäätelmiin tai esimerkkidatan generointiin sekä ladatuista kuittikuvista tehtävään tietojen poimintaan.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen: kirjanpitoon, verotukseen, kuluttajansuojaan, reklamaatioihin, tietosuojaan ja muihin lakisääteisiin velvoitteisiin liittyvien tietojen käsittely.

5. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen: sopimuksen täytäntöönpanoon, oikeutettuun etuun (palvelun kehittäminen, tietoturva, analytiikka, asiakastuki), lakisääteiseen velvoitteeseen (kirjanpito, verotus, viranomaisvelvoitteet) tai suostumukseen (tietyt evästeet, analytiikka- tai markkinointiteknologiat).

6. Tekoälyn käyttö palvelussa

Rempapissa voidaan käyttää tekoälypohjaisia toimintoja palvelun käyttökokemuksen ja projektinhallinnan parantamiseksi, kuten projektin tilannekuvan yhteenvetoihin, käyttäjän kirjoittaman projektikuvauksen pohjalta tehtäviin jatkopäätelmiin ja ladatuista kuittikuvista tehtävään tietojen poimintaan.

Tekoälytoimintoihin lähetetään vain se tieto, joka on toiminnon kannalta tarpeellista. Rempap pyrkii välttämään tarpeetonta henkilötietojen lähettämistä tekoälypalveluun.

Käyttäjän tulee huomioida, että tekoälyn tuottamat yhteenvedot ja poimitut tiedot voivat olla virheellisiä tai puutteellisia. Käyttäjän tulee tarkistaa olennaiset tiedot ennen niiden käyttämistä päätöksenteossa tai remonttiprojektin ohjaamisessa.

Rempap ei tee käyttäjiä koskevia sellaisia yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi käyttäjään oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

7. Tietojen vastaanottajat ja alihankkijat

Rempap käyttää palvelun tuottamiseen alihankkijoita ja teknisiä palveluntarjoajia: Vercel (hosting), Supabase (tietokanta ja autentikointi), Google Login (kirjautuminen), Resend (sähköpostit), Anthropic API (tekoälytoiminnot), Stripe (maksuliikenne) sekä analytiikka- ja evästetyökaluja.

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Rempapin lukuun ja vain siinä laajuudessa kuin palvelun tuottaminen edellyttää. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki tai sitova määräys sitä edellyttää.

8. Tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rempapin lähtökohtana on, että palvelun tiedot käsitellään ETA-alueella. Osa teknisistä palveluntarjoajista voi kuitenkin olla kansainvälisiä yhtiöitä, jolloin henkilötietoja voidaan tietyissä tilanteissa käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, Rempap huolehtii siitä, että siirrolle on GDPR:n mukainen siirtoperuste.

9. Tietojen säilytysaika

Projektitiedot ja palveluun tallennetut käyttäjä- ja projektisisällöt säilytetään lähtökohtaisesti maksetun käyttöajan ajan ja sen jälkeen kolme kuukautta. Tämän jälkeen tiedot anonymisoidaan tai poistetaan, ellei pidempi säilytys ole tarpeen esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen, maksuselvityksen, tietoturvan tai riidan vuoksi.

Kirjanpitoon ja maksuihin liittyviä tietoja säilytetään soveltuvan kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämän ajan.

10. Evästeet ja analytiikka

Rempap käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita palvelun toiminnan, kirjautumisen, tietoturvan, käyttäjäkokemuksen, analytiikan ja palvelun kehittämisen toteuttamiseksi. Evästeet voivat olla välttämättömiä (kirjautuminen, istunnon hallinta, tietoturva), analytiikkaevästeitä tai markkinointievästeitä. Muita kuin välttämättömiä evästeitä käytetään suostumuksen perusteella.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Käyttäjällä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, saada pääsy omiin tietoihinsa, pyytää virheellisten tietojen oikaisua, pyytää tietojen poistamista, pyytää käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin oikeus soveltuu, peruuttaa suostumus sekä tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Pyynnöt voi lähettää osoitteeseen: rempap@grebnets.fi

12. Valitusoikeus

Jos käyttäjä katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

13. Tietoturva

Rempap huolehtii henkilötietojen suojaamisesta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, kuten pääsynhallinnalla, käyttöoikeuksien rajaamisella, tietoliikenteen suojaamisella, lokituksella, varmuuskopioinnilla, palveluntarjoajien arvioinnilla ja tietoturvapoikkeamien hallinnalla.

Käyttäjä vastaa omien tunnustensa ja laitteidensa turvallisuudesta sekä siitä, ettei jaa kirjautumistietojaan asiattomille.

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Rempap voi päivittää tätä tietosuojaselostetta palvelun, teknologian, lainsäädännön tai toimintatapojen muuttuessa. Olennainen muutos voidaan ilmoittaa palvelussa tai sähköpostitse.